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POLITICA SULLA PRIVACY

La presente Politica sulla Privacy descrive come trattiamo i vostri dati personali (ad es. raccolta, utilizzo, divulgazione, conservazione e protezione delle informazioni personali) e fornisce informazioni sui vostri diritti in quanto soggetto interessato.

XTRA AUTO SLU (GRUPO XTRA) è il titolare del trattamento responsabile della raccolta, utilizzo, comunicazione, conservazione e protezione dei vostri dati personali, conformemente al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, alle norme e politiche interne o a qualsiasi normativa nazionale applicabile.

In conformità con la Legge Organica 3/2018 del 5 dicembre, sulla Protezione dei Dati Personali e sulla Garanzia dei Diritti Digitali (LOPDGDD), nonché con il Regolamento Generale (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, XTRA AUTO SLU (GRUPO XTRA) vi informa quanto segue:

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I nostri dati identificativi:

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• Per email: rgpd@grupoxtra.es

• Per telefono: +(34) 961 666 660

• Sito web: profesionales.xtraauto.es

Vi informiamo che, ai sensi dell'articolo 37.1 del GDPR, deve essere nominato un Responsabile della Protezione dei Dati, che potete contattare via email o telefono e al quale potete rivolgervi per qualsiasi domanda, dubbio, suggerimento o per esercitare i vostri diritti in relazione al trattamento dei vostri dati personali.

Dati del nostro DPO:

• Vicente M. Sancho Rodríguez (Caler Consultores, S.L.)

• rgpd@grupoxtra.es

Categorie di dati personali

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi – nome e cognome, carta d'identità o documento equivalente.

• Dati amministrativi – nome e cognome, carta d'identità o documento equivalente.

• Dati di contatto – email, numero di telefono e indirizzo.

• Dati digitali – cookie, indirizzo IP, siti web e social media, e altri dati pubblicamente accessibili su Internet.

• Dati dei social media – dati pubblici del profilo social di follower e visitatori.

• Dati del canale etico – dettagli dell’incidente o della persona che segnala l’incidente, relativi agli incidenti ricevuti tramite il canale etico.

• Dati dell’utente registrato – dati relativi agli utenti registrati e preferenze.

• Dati aziendali – fornitori, clienti, amministratori e soci.

• Altri dati necessari al trattamento – per maggiori informazioni sulle categorie di dati personali utilizzate nella nostra attività, consultare il Registro delle Attività.

Come raccogliamo i vostri dati?

Raccogliamo informazioni su di voi dalle seguenti fonti:

Dal nostro sito web:

• Tramite il modulo di Contatto.

• Tramite il modulo Sono Interessato.

• Tramite il modulo di Iscrizione.

• Tramite la Chat Online.

• Tramite il canale etico xtra-auto.factorial.es/complaints

Da altri strumenti Internet:

• Tramite i nostri social media.

• Via email a clienti o fornitori con cui abbiamo avuto una relazione commerciale precedente.

• Via email a potenziali clienti o interessati senza relazione commerciale, per i quali non abbiamo ancora ottenuto un consenso esplicito.

• Via email a soggetti che ci hanno fornito il consenso tramite i vari moduli di contatto.

Da altre fonti:

• Quando comunichiamo o interagiamo con voi per telefono, email o altri mezzi di contatto aziendale.

• Quando visitate le nostre strutture.

• Durante una visita commerciale.

Per maggiori informazioni sui meccanismi di raccolta dei dati nella nostra attività, consultare il Registro delle Attività.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati? (Periodo di Conservazione)

I dati saranno conservati per tutto il tempo in cui esiste una relazione commerciale, contrattuale o professionale con l'interessato e, successivamente, per gli anni necessari al rispetto degli obblighi legali corrispondenti in ciascun caso. Fermo restando quanto sopra, saranno conservati finché saranno necessari per il trattamento e l'interessato non ne richieda la cancellazione.

Per quanto riguarda la documentazione contabile e fiscale, ai fini fiscali, i libri contabili e altri registri obbligatori secondo la normativa fiscale applicabile (IRPEF, IVA, imposta sulle società, ecc.), nonché i supporti documentali che giustificano le voci registrate nei libri (inclusi programmi informatici, file e qualsiasi altro documento con implicazioni fiscali), devono essere conservati almeno per il periodo in cui le autorità hanno il diritto di verificarli e indagare e, conseguentemente, accertare i debiti fiscali, secondo gli articoli 66-70 della Legge Generale Tributaria, ovvero 4 anni.

Per quanto riguarda la documentazione contabile e fiscale, ai fini commerciali, i libri, la corrispondenza, la documentazione e i giustificativi relativi alla tua attività, ordinati a partire dall'ultima registrazione contabile, devono essere conservati – salvo quanto previsto da disposizioni generali o speciali – per un periodo di 6 anni, come stabilito dall'articolo 30 del Codice di Commercio. Questo obbligo commerciale si estende sia ai libri obbligatori (entrate, spese, beni strumentali e inventari), sia alla documentazione e ai giustificativi delle registrazioni (fatture emesse e ricevute, ricevute, note di credito, documenti bancari, ecc.).

Per ulteriori informazioni sulla conservazione dei dati nella nostra attività, consultare il nostro Registro delle Attività.

A chi comunichiamo i tuoi dati?

A seconda della finalità del trattamento, i tuoi dati personali possono essere trasferiti o trattati da diverse categorie di destinatari:

• Collaboratori esterni o professionisti

• Autorità pubbliche (che li utilizzano nell'esercizio legittimo dei loro poteri)

• Studi di consulenza fiscale, contabile e del lavoro

  • Finalità: Gestione contabile e fiscale e rispetto degli obblighi fiscali e del lavoro.

  • Dati forniti: Dati identificativi di clienti/fornitori/dipendenti, dati finanziari, fatturazione e buste paga.

  • Base giuridica: Obbligo legale (Art. 6.1.c GDPR).

• Compagnie assicurative

  • Finalità: Stipula di polizze assicurative associate ai veicoli a noleggio e gestione dei sinistri.

  • Dati forniti: Dati identificativi e di contatto del conducente, numero della patente di guida, storico sinistri.

  • Base giuridica: Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) e, in alcuni casi, interesse legittimo (Art. 6.1.f).

• Aziende di manutenzione, riparazione e assistenza stradale

  • Finalità: Assistere il conducente durante il noleggio (ad es. in caso di guasto).

  • Dati forniti: Nome, numero di telefono e localizzazione del cliente.

  • Base giuridica: Esecuzione del contratto.

• Istituti finanziari o piattaforme di pagamento

  • Finalità: Elaborazione di pagamenti, riscossioni e rimborsi.

  • Dati forniti: Dati bancari e della carta, dati identificativi del cliente.

  • Base giuridica: Esecuzione del contratto e rispetto degli obblighi legali.

• Aziende di gestione flotte e geolocalizzazione

  • Finalità: Gestione operativa del noleggio, sicurezza del veicolo e localizzazione in caso di furto.

  • Dati forniti: Dati di geolocalizzazione del veicolo associati al contratto.

  • Base giuridica: Interesse legittimo (sicurezza del bene locato) ed esecuzione del contratto.

• Forze dell'ordine

  • Finalità: In caso di citazioni giudiziarie, multe o indagini.

  • Dati forniti: Identità del conducente, dettagli del contratto di noleggio, targa del veicolo.

  • Base giuridica: Rispetto di un obbligo legale.

• Aziende di software o hosting (fornitori tecnologici)

  • Finalità: Supporto tecnico, hosting dei dati, sistemi di fatturazione o gestione CRM.

  • Dati accessibili: Accesso remoto ai sistemi in cui sono ospitati i dati dei clienti.

  • Base giuridica: Rapporto contrattuale con il fornitore in qualità di responsabile del trattamento (non un trasferimento vero e proprio, ma rilevante).

• Aziende di marketing o sondaggi di soddisfazione

  • Finalità: Fidelizzazione del cliente, miglioramento del servizio.

  • Dati forniti: Nome, email, telefono.

  • Base giuridica: Consenso o interesse legittimo.

Tuttavia, comunichiamo i tuoi dati solo nella misura strettamente necessaria e nel modo richiesto per realizzare le finalità descritte nella presente informativa sulla privacy e solo a entità con cui abbiamo stipulato accordi che proteggono i tuoi diritti e libertà in relazione ai tuoi dati personali. Queste entità e/o professionisti, considerati Responsabili del Trattamento, saranno regolati dalle disposizioni dell'Art. 28 GDPR e questa entità è responsabile del fatto che adottino tutte le misure di sicurezza necessarie in conformità al suddetto regolamento.

Ti informiamo inoltre che i tuoi dati potranno essere trattati dalle nostre società del gruppo per finalità commerciali, amministrative, statistiche e/o finanziarie. Per maggiori informazioni dettagliate, consultare il sito grupoxtra.es.

Per ulteriori informazioni sul trasferimento di dati a terzi nella nostra attività, consultare il nostro Registro delle Attività.

Dove trattiamo i tuoi dati?

Per svolgere la nostra attività, fornire i nostri servizi e/o vendere i nostri prodotti, trattiamo i tuoi dati personali secondo le condizioni stabilite nella presente informativa sulla privacy all'interno dell'Unione Europea (UE).

Per ulteriori informazioni su dove trattiamo i dati nella nostra attività, consulta il nostro Registro delle Attività.

Per quali finalità trattiamo i tuoi dati?

I tuoi dati saranno raccolti per le operazioni di trattamento pertinenti alle seguenti finalità:

Finalità degli elementi del nostro sito web:

• Modulo di contatto:

• Ricevere informazioni di contatto o altre richieste da parte tua.

• Altre finalità dello stesso modulo.

• Modulo Mi interessa:

• Ricevere informazioni sul prodotto richiesto.

• Monitoraggio dell'interesse.

• Modulo di iscrizione:

• Ricevere la nostra newsletter.

• CHAT ONLINE/AGENTE ONLINE: Risolvere dubbi o domande relative ai nostri prodotti o servizi. I dati personali non saranno utilizzati per altri scopi.

• CHAT OFFLINE/AGENTE OFFLINE: Utilizzare i dati di contatto forniti tramite il modulo specifico per risolvere i dubbi dell'utente.

• Canale etico:

• Monitoraggio e gestione degli incidenti.

• Contatto, se necessario, con la persona che ha segnalato l'incidente.

• Utilizzo dei dati inseriti per una corretta risoluzione dell'incidente.

• Trattamenti specifici sui social media (vedi sezione social media).

• Trattamenti specifici sui social media (vedi sezione social media).

Finalità generali della nostra attività:

• Ricevere informazioni di contatto o altre richieste da parte tua attraverso uno dei nostri canali di comunicazione.

• Attività amministrative derivanti dalla fornitura dei nostri servizi.

• Attività amministrative derivanti dalla vendita dei nostri prodotti.

Per ulteriori informazioni sulle finalità del trattamento dei dati nella nostra attività, consulta il nostro Registro delle Attività.

Puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento gratuitamente, esercitando i tuoi diritti inviando una richiesta scritta e allegando un documento di identità al nostro indirizzo AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALENCIA) oppure via email all'indirizzo rgpd@grupoxtra.es. Per ulteriori informazioni dettagliate su come esercitare i tuoi diritti, consulta il nostro Registro delle Attività.

Perché possiamo trattare i tuoi dati? (Legittimazione)

L'utilizzo dei tuoi dati nelle condizioni sopra descritte è consentito dalla normativa europea e spagnola sulla protezione dei dati in base alle seguenti basi giuridiche:

Art. 6. GDPR

• L'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più finalità specifiche.

• Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.

• Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

Canale etico.

Per quanto riguarda il canale etico, il trattamento si basa sulla Legge 2/2023 del 20 febbraio, relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni normative e alla lotta contro la corruzione.

Per ulteriori informazioni sulla base giuridica del trattamento dei dati nella nostra attività, consulta il nostro Registro delle Attività.

Quali sono i tuoi diritti?

La normativa sulla protezione dei dati ti consente di esercitare i tuoi diritti di accesso, rettifica, opposizione, cancellazione (diritto all'oblio), limitazione del trattamento, portabilità e il diritto a non essere soggetto a decisioni individuali con il Titolare del trattamento.

Ogni interessato ha il diritto di ricevere, PRIMA che i suoi dati vengano raccolti, informazioni di base a un primo livello, in forma riassuntiva, nello stesso momento e con lo stesso mezzo con cui vengono raccolti i suoi dati personali e, dall'altro lato, di ricevere il resto delle informazioni in un mezzo più idoneo alla loro presentazione e comprensione.

Le informazioni da fornire in livelli sarebbero le seguenti:

Informazioni di 1º Livello

• Identità del Titolare del trattamento.

• Quali dati verranno trattati.

• Per quale finalità.

• Dove e come sono stati ottenuti.

• La base giuridica del trattamento.

• Se saranno comunicati, trasferiti o trattati da terzi.

• Riferimento alla procedura per l'esercizio dei diritti.

Informazioni di 2º Livello

• Dati di contatto del titolare del trattamento. Identità e dati del rappresentante (se presente). Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati (se presente).

• Descrizione estesa delle finalità del trattamento. Periodi o criteri di conservazione dei dati. Decisioni automatizzate, profilazione e logiche applicate.

• Dettagli sulla base giuridica del trattamento, nei casi di obbligo legale, interesse pubblico o interesse legittimo. Obbligo o meno di fornire i dati e conseguenze del mancato conferimento.

• Destinatari e categorie di destinatari. Decisioni di adeguatezza, garanzie, norme vincolanti d’impresa o situazioni specifiche applicabili.

• Come esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati, e limitazione o opposizione al loro trattamento.

• Diritto di revocare il consenso.

• Diritto di presentare reclamo all'Autorità di controllo.

(La seguente tabella indica quali sono i tuoi diritti).

Questi diritti si caratterizzano per:

• Il loro esercizio è gratuito.

• Puoi esercitare i tuoi diritti direttamente o tramite un rappresentante legale.

• Se la richiesta viene effettuata tramite mezzi elettronici, le informazioni saranno fornite elettronicamente quando possibile, salvo richiesta contraria dell'interessato.

• Prima di esercitare i tuoi diritti, dobbiamo identificarti per proteggere i tuoi dati personali da tentativi fraudolenti.

• La tua richiesta sarà trattata entro un mese.

• Il titolare è obbligato a informarti sui mezzi per esercitare tali diritti. Questi mezzi devono essere accessibili e non può essere negato il diritto solo perché viene scelto un mezzo diverso.

• Se il titolare non soddisfa la richiesta, deve informare entro un mese al massimo dei motivi del rifiuto e della possibilità di presentare reclamo all'autorità di controllo.

Se desideri esercitare uno dei diritti sopra descritti, puoi contattarci tramite il nostro Responsabile della Protezione dei Dati:

• Per posta:

  XTRA AUTO SLU (GRUPO XTRA)

  Att. Responsabile della Protezione dei Dati

  AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALENCIA)

• Oppure tramite email all’indirizzo: rgpd@grupoxtra.es

Ti informiamo che, in conformità con l’articolo 37.1 del GDPR, è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati, che puoi contattare via email all’indirizzo indicato e al quale puoi rivolgerti per qualsiasi domanda, dubbio, suggerimento o per esercitare i tuoi diritti, debitamente identificato con un documento di identità, in relazione al trattamento dei tuoi dati personali.

Autorità di controllo

Se desideri presentare un reclamo relativo al trattamento dei tuoi dati da parte di XTRA AUTO SLU (GRUPO XTRA), ti preghiamo di contattare l'Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati, C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid www.agpd.es

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Rivediamo la nostra politica sulla privacy e possiamo modificarla di tanto in tanto (principalmente per conformarci alla legislazione e alle pratiche sulla protezione dei dati).

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Ultimo aggiornamento: 14 MAGGIO 2025